개방·통합 공간, 클라우드시스템(VDI) 도입, 자율좌석제 운영 등
[천지일보=김빛이나 기자] 서울시교육청은 2024년 이전 예정인 신청사 스마트오피스 전면시행에 앞서 현 청사에서 서울교육미래행정 업무공간으로서의 ‘스마트오피스 시범사업’을 실시한다고 15일 밝혔다.
개소식 행사에는 조희연 교육감과 실국장급 이상 교육청 관계자 최소 인원만 참석해 시설을 둘러보면서 시범부서 직원들을 격려하고 스마트오피스 시범사업이 잘 정착될 수 있도록 당부할 예정이다.
서울시교육청은 시범사업을 통해 얻어진 결과가 미래지향적 업무공간으로 구현될 신청사에 안정적으로 정착될 수 있도록 공간과 시스템을 다양하게 활용·분석해보고 시범부서의 피드백과 평가를 통해 문제점·개선사항 등을 계속적으로 보완해 나갈 예정이다.
스마트오피스는 기존 사무공간을 수평·개방·통합 공간으로 혁신하고 클라우드 업무환경(VDI) 기반 위에 자율좌석제 운영을 통해 ICT 혁신과 제도·문화 혁신을 동시에 추진함으로써 일하는 방식과 조직문화 혁신을 이루고자 한다.
스마트오피스 사무공간은 부서별로 나누어졌던 공간을 하나의 개방된 사무실로 통합해 열린 업무공간으로 조성했다. 이를 통해 직원 간 부서를 넘어서는 업무소통이 이루어지고 라운지, 회의실 등 언제 어디서나 업무가 가능한 열린 사무환경으로 탈바꿈했다.
또한 회의공간이 부족한 교육청의 현 시설을 감안, 다수의 회의실과 소규모 협업공간을 조성하고 라운지, Phone룸 등 편의시설도 확충해 교류·소통 및 창의적인 아이디어가 창출되는 커뮤니케이션의 장을 조성했다.
업무환경에 있어서는 클라우드 업무환경(VDI)을 도입했다. VDI는 중앙서버를 이용하는 가상PC 시스템으로 사무실에서는 본체 없이 모니터, 키보드, 마우스만으로 업무 처리가 가능해 어디서든 내 PC 환경이 구현되며 코로나로 인한 재택근무 시에도 중단없는 업무가 가능하게 됐다.
VDI는 물리적인 PC가 아닌 S/W로 만든 논리적인 PC(가상 데스크탑)를 사용할 수 있도록 하는 정보시스템이다. VDI뿐만 아니라 스마트오피스에는 FMC, KIOSK와 같은 최신 디바이스 기술도 도입했다.
FMC는 FMC앱 설치 후 스마트폰을 통해 사무실 전화 송수신 및 공지사항 전달 등 업무소통이 가능한 시스템이며, KIOSK는 자율좌석제 운영을 위한 좌석 예약 시스템이다.
직원들은 이를 통해 행정전화를 모바일에 연결해 사용하고 좌석예약, 확인 등도 간편하게 할 수 있게 됐다. ICT기술의 접목으로 편리성 뿐 아니라 업무 생산성 및 효율성 제고에도 기여할 것으로 전망된다.
서울시교육청은 그동안 공공기관에서는 변화에 대한 소극적인 인식과 직원 공감대 형성 부족으로 시도하지 못했던 자율좌석제 운영을 도입했다. 팀장 이하 직급 구분 없이 책상이 배치되고, 고정좌석 없이 키오스크(KIOSK)를 통해 당일 원하는 자리를 선택해 앉을 수 있도록 운영한다.
아울러 클라우드 업무환경 및 자율좌석제 등 일하는 방식의 변화에 맞춰 Paperless 업무환경을 조성할 예정이다. 이를 위해 사무기기 통합 OA실을 설치하고 본인 인증을 통해야만 출력이 가능하도록 해 불필요한 종이문서 생산 관행을 개선하고, 출력물 생산 감소를 유도할 계획이다. 또한 각종 보고나 회의 시 종이 문서를 대신해 스마트패드를 활용한 보고가 이뤄질 수 있도록 했다.
조희연 서울시교육감은 “새롭게 변화된 스마트오피스의 다양한 업무공간과 ICT시스템을 통해 직원들의 소통과 교류가 늘어나고 근무 만족도 및 업무효율성이 한층 향상될 것으로 기대한다”고 밝혔다.
이어 “축척된 변화의 노력이 향후 신청사에 확대 적용할 수 있는 밑거름이 될 수 있도록 업무환경을 혁신시켜 나가는 데 많은 노력을 지속해 나갈 것”이라고 말했다.
서울시교육청은 “신청사의 미래지향적 업무환경에 선제적으로 대응하고자 2024년까지 시범사업을 운영할 예정”이라며 “이를 통해 시스템 및 운영방법 등을 추가 보완해 서울시교육청만의 최적의 미래교육행정 모델을 구현해 나갈 계획”이라고 밝혔다.