직장인 72.6% “문서 보관 골치”… 업무 환경 개선 방법은?

이번 설문 조사는 직장인의 업무 생산성 향상 방안을 연구하기 위한 목적으로 진행됐다. 설문 조사 결과, 문서 관리 실태에로는 국내 직장인의 72.6%가 업무용 문서 관리에 고충을 겪고 있다.

문서 관리에 고충을 겪는 가장 큰 이유로는 ‘보관 중인 문서가 많아 파일 찾기가 어려움(34%)’이 가장 많이 선택됐다. 이어서 ‘유사한 파일명 구분 어려움(23.8%)’ ‘외부에서 업무 문서가 필요할 때 사용 못 함(21.2%)’ ‘문서 유실(20.5%)’ 등이 뒤를 이었다.

한편 ‘커뮤니케이션 도구 사용 현황’ 관련 조사에서는 응답자의 39.9%가 업무 자료 공유를 위해 이메일, 카카오톡 등 다양한 커뮤니케이션 도구를 사용한다고 답했다.

자료 공유에 가장 많이 사용하는 커뮤니케이션 도구로는 1위 이메일(31.5%), 2위 개인 메신저(24.2%), 3위 사내 메신저(20.4%)로 나타났으며, 이 밖에도 클라우드 스토리지 서비스, USB 등 기타 저장 매체를 사용하는 직장인도 23.9%에 달하는 것으로 집계됐다.

또한 현재 자료 공유를 위해 사용하는 도구의 문제점으로는 응답자의 45.1%가 ‘대용량 파일 전송 불가 및 저장 기한 제한’을 꼽았다.

이는 동영상, 이미지 등 멀티미디어 자료 활용이 많아져 업무 자료의 용량이 커졌지만, 사내 메일 서버나 각종 메신저의 용량 제한으로 인해 자료를 보관하거나 공유할 수 있는 업무 환경이 뒷받침되지 못한 실정 때문으로 풀이된다.

회사 측은 이번 설문 결과를 통해 “업무용 문서를 보다 효율적으로 관리하고 손쉽게 공유할 수 있는 사내 커뮤니케이션 도구를 도입한다면, 이와 같은 직장인의 고충을 해결함과 동시에 업무 생산성도 향상시킬 수 있을 것으로 기대한다”고 밝혔다.

이스트소프트가 제공하고 있는 기업용 통합 커뮤니케이션 플랫폼 ‘팀업(TeamUP)’은 기업용 메신저는 물론, 효율적인 업무 자료 관리가 가능한 SNS형 게시판(그룹피드)을 함께 제공한다.

팀업에서 제공하는 기업용 메신저는 PC, 모바일 등 다양한 플랫폼 환경을 지원하며, 동영상 등 용량이 큰 자료도 ‘대용량 파일 전송’ 기능을 통해 주고받을 수 있다. 아울러 팀업의 게시판과 메신저에 등록된 모든 자료와 문서는 중앙 서버에 저장돼 사용자가 사무실 외부에서도 필요한 자료에 접근하여 업무 진행이 가능한 ‘클라우드 업무 환경’ 구축이 가능하다.

이 밖에 팀업에서는 업무 자료를 필요한 시점에서 즉시 찾아 활용할 수 있도록 서버에 저장된 대화 기록과 자료를 한 번에 검색할 수 있는 ‘통합 검색 기능’도 제공해 업무 효율성을 높여준다.

이스트소프트의 기업용 통합 커뮤니케이션 플랫폼 팀업(TeamUP)은 공식 홈페이지(http://www.tmup.com)를 통해 가입 후 무료로 사용 가능하다.